Sistem Administrasi Sebagai Roda Organisasi
Oleh: Mukhtar Lutfi (edited by Irvany S)
Sebuah organisasi dikatakan berkualitas manakala organisasi tersebut
memiliki system administrasi yang terencana, teratur, dan terpola karena
administrasi merupakan prasyarat umum setiap organisasi. Dalam usaha
pemenuhannya, badan organisasi memerlukan bidang sebagai motor penggerak system
administrasi ini. Perlu diperhatikan juga sebuah system administrasi harus
memiliki pedoman sebagai arah gerak yang jelas dan terperinci.
Administrasi adalah sebuah kegiatan atau serangkaian kegiatan
melakukan proses pengelolaan dengan melibatkan sekelompok orang demi
terwujudnya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Ada beberapa tahapan dalam menggerakkan system administrasi yaitu:
a. Perencanaan (planning):
Memepersiapkan, merencanakan hal-hal yang akan dilaksanakan oleh suatu
organisasi untuk momentum kedepan. Prinsip terencana, teratur, dan reabilitas.
Misalkan saja Rapat Kerja.
b. Pengorganisasian (organizing):
Upaya mengkondisikan tiap=tiap sub bidang organisasi.
c. Pelaksanaan (actuating):
Proses implementasi dari tiap-tiap pelaksanaan yang sudah direncanakan. Di dalamnya
terdapat proses pengarahan dan koordinasi, serta komunikasi.
d. Pengawasan (controlling):
tindakan control terhadap system yang telah dilaksanakan sebagai antisipasi
terjadinya penyimpangan dan kekurangan.
Dari segi operatif ada beberapa ruang lingkup yang perlu dicermati:
a. Administrasi
Organisasi: mencakup beberapa kinerja umum seperti pembagian pos-pos kerja
masing-masing bidang.
b. Administrasi
Keanggotaan: keanggotaan atau member menjadi bagian yang penting mendapat
sentuhan administrasi ini, karena berkaitan dengan pendataan dan pengelolaannya.
c. Administrasi
Kepengurusan: Aparatur organisasi sebagaimana sering dikenal sebagai pengurus
perlu mendapatkan perhatianyang memadai berkenaan kinerjanya.
d. Administrasi
Sarana dan Prasarana: Sarana dan prasarana merupakan bagian pendukung sebagai
instrument agar memenuhi criteria sebagai organisasi yang tersistem dengan
baik.
e. Administrasi
Pembiayaan: Biaya biasanya menjadi problematika klasik dalam berorganisasi,
maka perencanaan dan pengaturan bidang ini perlu menempatkan seorang yang
berkompeten dibidangnya.
f. Administrasi
Hubungan Masyarakat: berkaitan dengan wilayah luar organisasi sebagai wahana
aktualisasi perlu juga mendapat perhatian serius.
Dari beberapa hal yang telah dipaparkan sangat berkorelasi dengan
prinsip organisasi yang ada di HMI. Orgasisai yang terbilang cukup tua ini
tentunya menjadi salah sat organisasi yang matang dalam strukturnya. Sistem pengelolaan
internal juga tak lepas dari arahan dan prinsip-prinsip administrasi. Sebagai
sebuah usaha untuk tetap mempertahankan ciri khas dan model administrasi perlu
dipahami oleh seluruh kader HMI, dimana pada saat ini sudah mulai luntur dan
dilupakan.
Cukup menarik untuk dipelajari karena Himpunan ini terpola dan
terencana secara matang. Dalam konteks ini seorang sekretaris umum sebagai coordinator
utama system administrasi dalam organisasi. Bahkan sebagai perpanjangan tangannya,
ditempatkan wasekum di setiap bidang. Lebih tepatnya wasekum adalah orang yang
bekerja atas nama sekretaris umum.
HMI memiliki beberapa hal yang menjadi identitas atau cirri khas yang
ditetapkan secara nasional. Cakupan administrasi HMI yang perlu dan harus
dilaksanakan seperti:
1. Kesekretariatan, mencakup wilayah yang
berhubungan dengan hal-hal teknis, seperti halnya pengadaan secretariat sebagai
pusat pelaksanaan organisasi, mengingat bahwa HMI sebagai suatu organisasi yang
memiliki satuan unit kerja. Pembagian unit kerja untuk pengelolaan
aktivitas-aktivitas organisasi mengingat kompleksitas dan banyaknya pengurus
organisasi. Dalam hal secretariat diperlukan juga proses pengaturan secretariat,
penataan ruangan sarana dan prasarana organisasi.
2. Administrasi Surat Menyurat, biasa
disebut ketatausahaan merupakan system komunikasi yang urgen dalamlahan garap
administrasi kesekretariatan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalah
tentang bentuk dan isi surat, sirkulasi surat, dan penyimpanan (dokumentasi). Bentuk
sirkulasi dalam tahap implementasi bias dicontohkan dengan proses surat masuk
atau keluar yang harus diketahui pada awalnya oleh sekretaris, sebagai
pelaksana teknis administrasi kemudian untuk diketahui oleh pimpinan organisasi
(rapat pengambilan kebijakan) kemudian baru sampai pada satuan organisasi
tertentu. Berbagai cirri khas lain dimiliki oleh HMI adalah model surat menyurat
yang terlampir. Yang perlu digaris bawahi system pada kepanitiaan biasanya
administrasi yang berjalan tidak teratur dan terdokumentasi. Idealnya pada saat
LPJ Kepanitiaan sekretaris panitia melaporkan diri ke sekretaris umum untuk
diketahui.
3. Tata kearsipan, merupakan satuan kerja
dari administrasi sebagai upaya untuk memudahkan dan mensistematis dalam hal
surat menyurat agar jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan
kembali. Tata kearsipan yang sempurna dapat dibuktikan dengan susunan yang rapid
an teratur dalam tempat tertentu dan surat menyurat dapat ditemukan walaupun
tersimpan lama, seperti juga telah dijelaskan dibawah.
4. Inventaris dan Dokumen organisasi,
pengumpulan dan pengelolaan barang yang menjadi milik organisasi merupakan
cakupan dari system administrasi, walaupun pada ranah teknis akan dipegang oleh
bendahara, bersamaan juga dengan pengelolaan administrasi keuangan organisasi. Tujuan
inventarisir untuk menunjukkan kekayaan organisasi, menghindari pemborosan, dan
control inventaris mengetahui kekurangan, kerusakan, pergantian, dll. Sedangkan
dokumentasi organisasi cakupannya adalah penyimpanan barang-barang dokumen
organisasi bias meliputi photo, gambar, surat kabar, surat menyurat, sehingga
dalam pertanggungjawaban dapat dibuktikan. Penyimpanan dan dokumentasi harus
dilakukan secara teratur, rapi dan terperinci, jangan sampai kekayaan
organisasi dibawa atau disimpan oleh fungsionaris.
5. Administrasi keanggotaan, Anggota HMI
yang merupakan cakupan dari bidang pembinaan anggota (PA) namun dalam hal
pelaksanaan dan penyimpanan dokumentasi dan arsip keanggotaan bidang
administrasi kesekretariatan tetep harus memiliki. Dalam hal ini yang perlu
diperhatikan adalah aktivitas ini dimulai dari penerimaan anggota, setelah jadi
anggota, pengurus, atau bahkan Alumni (KAHMI)
6. Perpustakaan, administrasi ini dikaitkan
sebagai sarana komplementer untuk penunjang aktifitas kader HMI dalam upaya
pengembangan basic intelctualnya . pelaksanaan ini lebih baik jika diserahkan
pada salah satu anggota tertentu yang secara fokus hanya mengatur system dalam
perpustakaan.
7. Keprotokoleran.
Diperlukan komitmen bersama untuk tetap menjaga system administrasi
yang sudah ditetapkan secara umum dan cirri khas secara khususnya. Sense of
belonging juga dapat mewujudkan prinsip development dalam berorganisasi.
